Удобно храним файлы проектной документации

Привет.

Сегодня поговорим про упорядочивание информации (чертежи, тексты, документы) в папках проектов с проектной документацией.

Часто при работе с проектами имеем дело с хаосом среди рабочих файлов, а также, с именами самих файлов и папок. Для ухода от этой модели взяли с коллегами структуру хранения файлов, которая представляет самостоятельную систему и позволяет информацию разложить по логическим полочкам. На случай, если вы не пользуетесь специализированным софтом.

Для перехода на эту модель нужно совсем немного времени и никаких других ресурсов.

Итак.

Папка проекта

Делаем папку проекта. В нее складываем папки по категориям. Делаете как вам удобно. Это может выглядеть, например, так:

1. 01_Договор
2. 02_Корреспонденция
3. 03_Исходные данные
4. 04_ЭП
5. 05_ПД
6. 06_Экспертиза
7. 07_РД
8. 08_Отгрузки
9. 09_Строительство
10. 10_Исполнительная
11. 11_Фото
12. 12_Разное
13. 13_Поставщики
14. 14_Выдача

В эти папки помещаем тематические документы. Например, в папку 01_Договор складываем все, что связано с договорными отношениями с клиентом: договоры, шаблоны, счета и т.д. В папке 03_Исходные данные у нас будут геодезия, геология, ТУ и т.д.

В папку 05_ПД складываем все, что касается проектной документации. Например:

1. _Финальные чертежи в экспертизу
2. _Финальные чертежи после экспертизы
3. 01_ПЗ
4. 02_ПЗУ
5. 03_АР
6. 04_КР
7. 05_ИОС
8. 06_ПОС
9. 07_ПОД
10. 08_ООС
11. 09_ПБ
12. 10_ОДИ
13. 10(1)_ЭЭ
14. 12_ИД

Стадия Р — аналогично.

В папке 06_Экспертиза делаем так:

1. 0_Замечания
2. 0_Ответы
3. Заключения +
4. Заключения —

В папку 14_Выдача можно помещать информацию, выдаваемую различным поставщикам или на согласования. Когда нужно отправить часть чертежей или некоторую выборку информации.

Названия файлов

Папка проекта: гггг-мм__Название проекта. Напрмер, 2017-06__Офис
Различные исходные данные при поступлении или отправке: гггг-мм-дд__Наименование. Например, пришел отчет геологических изысканий, пишем 2017-06-15__Геология.
Разделы документации в папке называем по номерам, например, 05_ИОС1.1.
Рабочие файлы можно сохранять по схеме гггг-мм-дд_ШШШШ_комментарий. Например, 2017-06-10_0102-АР_смежникам.

Дату пишем вначале папок и файлов для удобства сортировки.

Все

Собственно, этого уже достаточно, чтобы как-то взять под контроль хаос среди всей информации по проекту. Конечно, в каждой команде есть свои традиции на этот счет. И информация выше — только один из рабочих вариантов.

Поделись в комментариями по какому принципу ты хранишь информацию по проектам у себя?

Автор: Овчинников Егор, 15/04/2018